IPL XXI

No âmbito da operação IPL XXI, candidatado aos Sistemas de Apoios à Modernização Administrativa, o IPLeiria desenvolve esforços nas seguintes actividades.

Objectivos

• Ponto de integração ao acesso de serviços e conteúdos.
• Melhorar o acesso dos vários públicos aos inúmeros serviços prestados pelo IPL.
• Diminuição do tempo de procura dos serviços pelos diferentes públicos.
• Melhorias na eficácia da comunicação, através de informação direccionada a cada publico alvo.
• Aumento da eficiência dos processos, através da submissão e acompanhamento electrónico dos mesmos.
• Aumento da transparência na tramitação dos processos.
• Aumentar a visibilidade do IPL.

Descrição

Sistema de agregação da informação em portal único, de acesso diferenciado aos vários públicos, onde será disponibilizada a informação e serviços interactivos. Corresponde ao conjunto formado por soluções tecnológicas de suporte à disponibilização de um ambiente WEB para todo o IPL, alavancado num Portal. A forte integração entre o Portal e as soluções de suporte ao ambiente WEB permitirão a implementação eficiente de iniciativas de e-Business (ex: Personalização, Gestão de Conteúdos, Segurança, Servidor de Aplicações, etc.).

Objectivos

• Melhorias na integração dos serviços, através da disponibilização da aplicação no balcão único virtual.
• Aumento da disponibilidade de serviços on-line, através de formulários de submissão.
• Melhorias no tempo de resposta através da tramitação electrónica.
• Redução de custos de papel.
• Redução de necessidade de cópias.
• Aumento do acesso e transparência dos processos.
• Possibilidade de submissão e despacho independentemente da hora e local.
• Aumento da segurança do acesso à informação, com a definição de políticas de controlo de acesso.
• Aumento da confiabilidade do despacho, através de assinatura digital diminuir o tempo de procura de documentos através de mecanismos de procura e de vários métodos.
• Automatização dos percursos de circulação através da possibilidade de desencadear acções pré-definidas após a ocorrência de determinados eventos (como por exemplo, alteração de um documento).
• Ter capacidades de gestão de versões de documentos.

Descrição

Sistema de submissão e encaminhamento de pedidos e outra informação com suporte à tramitação por via electrónica. A Gestão Documental destina-se a criar metodologias diferentes utilizando os meios tecnológicos para tratamento de processos do IPL (Ex. processo de compras, férias, expediente, ?) assim como à criação de formas de análise e verificação de estados e dados de desempenho desses processos. O Sistema de Gestão Documental deverá ser responsável pelo armazenamento, indexação e disponibilização electrónica, para os utilizadores e para outros sistemas, de todos os documentos. Isto passa pela classificação de todos os documentos relevantes, estejam eles em formatos electrónicos ou em papel, devendo estes últimos ser digitalizados.

Objectivos

• Aumento da cobertura de processos informatizados.
• Aumento da integração entre aplicações.
• Diminuição do trabalho duplicado.
• Anular a duplicação das tarefas.
• Obtenção automática de dados de gestão.
• Agilizar processos.
• Disponibilização real de serviços on-line.

Descrição

As actividades relacionadas com as áreas Administrativa e Financeira, e Logística e Operacional são na sua essência comuns e similares a outras organizações. Neste contexto existem sistemas designados de ERP (Enterprise Resource Planning) que possuem as funcionalidades típicas no suporte a esta actividade, podendo igualmente serem adaptadas para necessidades específicas. Recomenda-se neste contexto a selecção de um produto de mercado ERP, que poderá ser utilizado transversalmente no IPL de acordo com as necessidades de negócios das várias instituições e áreas funcionais. Os principais componentes deste sistema são, resumidamente:Contabilidade: implementação do Plano Oficial de Contabilidade Pública, na sua versão adaptada ao sector da Educação (POCE), suportando a execução de contabilidade orçamental, patrimonial e analítica; Facturação: controle e processamento de receitas próprias do IPL, gestão de contas correntes; Aprovisionamento: controle de stocks, contas correntes de fornecedores, controle de encomendas e contratos de prestação de serviços, emissão de mapas diversos de gestão de stocks; Tesouraria: pagamentos e recebimentos, controlo das contas bancárias, controlo do fundo de maneio, controlo das aplicações financeiras (depósitos), previsões de cash-flow; Património: gestão do imobilizado, suporte aos diversos mapas legais, cálculo das amortizações e reintegrações; Recursos Humanos: gestão dos recursos humanos, com a necessidade específica de gerir o quadro de pessoal docente, progressão na carreira, processamento de salários, mapas de vencimento e de descontos, recibos de vencimento, mapas de férias e de antiguidade, tratamento da ADSE, emissão do Balanço Social; Manutenção: suporte aos diversos tipos de intervenção técnica na infra-estrutura e património da Escola, incluindo a gestão dos projectos de intervenção; Expediente: registo de todas as entradas e saídas de documentos na ESTG (com ligação ao sistema de Gestão Documental e digitalização dos documentos relevantes).

Objectivos

• Plataforma integrada no portal para disponibilização da informação de forma transparente.
• Divulgação de forma facilitada da informação para alunos, horários, sumários, avaliações, etc..
• Melhoria do tempo de disponibilização da informação.
• Repositório unico de informação cientifica, eliminando redundância e erros da informação.

Descrição

A componente de Gestão Científica e Pedagógica têm como objectivo o desenvolvimento de uma aplicação que considere todos os processos necessários para criação e gestão de horários, sumários, avaliações, salas e equipamentos das unidades de ensino do IPLeiria. Esta aplicação está direccionada principalmente aos docentes, estudantes e funcionários que apoiam as actividades pedagógicas, havendo um vasto leque de funcionalidades.

Objectivos

• Orientar e apoiar os alunos no processo de inserção no mercado de trabalho.
• Divulgar em permanência as ofertas de emprego e de estágios profissionais para finalistas, bacharéis, licenciados e pós-graduados.
• Ser um elo de ligação com as empresas e outras instituições, divulgando as suas ofertas de emprego e de estágios profissionais.
• Promover a ligação entre o Estudante, o IPL e a Comunidade Empresarial e Institucional.
• Desenvolver acções de formação e informação de forma a facilitar a integração profissional.
• Promover acordos e protocolos de colaboração no âmbito da oferta de emprego e de estágios profissionais.
• Disponibilização deste serviço no balcão único virtual.

Descrição

O projecto consiste numa aplicação Web dinâmica que suporte a bolsa de emprego do IPLeiria. A aplicação deverá permitir o registo de dados de curriculum vitae de estudantes e antigos estudantes do IPLeiria assim como o registo de oportunidades de emprego e/ou estágio por serviços do IPLeiria e/ou entidades externas ao IPLeiria mas registadas na aplicação. Recorrendo a um sistema de classificação de áreas sobre os candidatos e as ofertas, haverá a possibilidade de cruzar informação dos candidatos com as ofertas disponíveis, permitindo o envio de alertas, newsletters e pesquisas por área.

Objectivos

• Aumento dos serviços web aos alunos.
• Melhorias nos sistemas de pagamentos.
• Diminuição do tempo de tramitação de processos.
• Diminuição do número de atendimentos presenciais.

Descrição

Este sistema dá resposta aos requisitos associados aos processos de gestão académica, nomeadamente nas áreas de:Alunos (processo individual, matrículas, inscrições, regimes especiais, presenças, classificações)Cursos (disciplinas, planos curriculares, relatórios)DocentesCandidaturas (ingressos, re-ingressos, mudanças, transferências, concursos especiais)Turmas, Horários, Salas, Serviço Docente, Sumários, FaltasRegisto de Notas, emissão de Pautas e Livros de TermosPropinas e outras ReceitasEmissão de Certidões e DiplomasNa área Académica pretende-se aumentar a cobertura de serviços Web para os alunos, de forma a proporcionar ao alunos um maior acesso aos serviços e uma maior rapidez na sua resolução.

Objectivos

• Aumentar a base de pontos de acesso aos sistemas nas escolas ESEL e ESAD.CR.
• Melhorar o acesso a serviços web nestas Escolas.

Descrição

O projecto consiste na instalação de novas estrutura físicas de rede de dados (com fios e sem fios) no campus 1 (ESEL) e campus 3 (ESAD) do IPL que permitam o aumento da cobertura de rede de dados nestes locais. Este projecto irá melhorar de forma significativa o acesso dos clientes internos destas instituições às aplicações.

Objectivos

• Criar um repositório único e fidedigno de informação sobre os espaços de todos os campus e edifícios do IPL.
• Melhorar a tramitação de processos relacionados com a marcação de avaliações, congressos, reuniões, seminários, salas de aulas, anfiteatros.
• Melhorar a informação sobre a afectação do património do IPL.
• Melhorar a resposta à tutela e demais instituições, aquando do preenchimento de inquéritos sobre a capacidade instalada.

Descrição

Criar um repositório actualizado de espaços que dê suporte às demais aplicações que utilizam essa informação. A base de dados de espaços deverá ser enquadrada numa perspectiva integrada, dando suporte a todas as actividades que afectam as disponibilidades de recursos e a sua capacidade (obras sobre instalações, ocupação em actividade lectiva, manutenções variadas, eventos programados, preparação prévia das instalações, avarias, etc.).

Objectivos

Aumento das condições de utilização do cartão do cidadão, quer para aplicações externas como internas. Promoção do cartão do cidadão como forma de autenticação e assinatura. Suporte para a utilização da assinatura digital no dia a dia, com melhorias na comunicação quer em tempo quer em fiabilidade.

Descrição

Equipamento necessário para suportar a leitura de cartões do cidadão que identificarão as pessoas e assegurarão a autenticidade, pelo mecanismo de assinatura electrónica. Os certificados digitais irão permitir identificar os utilizadores no acesso as aplicações, bem como assinar os documentos digitalmente. Para isso irá utilizar-se o cartão do cidadão. Assim, de forma aos postos de trabalho terem disponível um leitor de para o referido cartão é necessário substituir os teclados por uns com leitores incorporados. Sendo assim, este equipamento será para suporte a autenticação e acesso às aplicações.

Objectivos

• Melhorias no tempo de Backup.
• Melhorias no tempo de reposição em caso de falha dos sistemas informáticos.
• Maior espaço para salvaguarda de informação, ou seja, mais cópias de segurança.
• Aumento da probabilidade de sucesso num restauro de informação.
• Sistema com redundância, que diminui a probabilidade de danos nos suportes.
• Melhorias na monitorização do estado da informação.

Descrição

O projecto tem por objectivo aumentar a segurança dos dados pertencentes a todas as aplicações utilizadas no Instituto Politécnico de Leiria assim como os dados gerados pelos funcionários que trabalham na mesma instituição, garantido dessa forma a integridade da mesma no caso de desastre ou outro tipo de acontecimento que possa a vir destruir os dados. Pretende-se criar um sistema de cópias de segurança unificado em termos de funcionamento e descentralizado de modo a que as cópias de segurança e os dados originais não estejam unicamente na mesma localização geográfica.

Objectivos

• Melhorar a disponibilidade do serviço de correio electrónico.
• Simplificar a gestão do serviço, passando de vários sistemas para um sistema único.
• Melhorar as usabilidade do serviço através de interfaces web, fáceis de usar e integrados com o balcão único virtual.
• Alargar os serviços de colaboração, através de serviços de agenda partilhada, tarefas, etc.

Descrição

O projecto tem por objectivo simplificar e tornar mais eficiente a comunicação dentro do Instituto Politécnico de Leiria, que engloba toda a comunidade académica docente, não docente e estudantes. O Microsoft Exchange visa tornar-se uma ferramenta fundamental e essencial de apoio para a comunicações automáticas de vários processos para com os utilizadores através dos portais que irão ser implementados no Microsoft SharePoint.

Objectivos

• Dar suporte adequado aos diversos serviços em termos de hardware (servidores e armazenamento).
• Dotar os serviços de uma solução de alta disponibilidade, através de sistemas robustos.
• Efectuar uma gestão eficiente dos recursos de armazenamento, através da utilização de soluções de armazenamento centralizado.

Descrição

Infraestrutura de suporte aos serviços, constituído por servidores e armazenamento.

Objectivos

• Melhorar as comunicações de suporte aos serviços, com impacto nos processos, através da criação de acessos telefónicos exteriores directos aos serviços.
• Diminuir os custos de comunicações, através da rentabilização das ligações de dados para comunicações de voz.
• Diminuir os custos de comunicações através do alargamento de possibilidades de contratação de serviços (SIP).

Descrição

A actividade de voz sobre IP (VOIP) tem como objectivo dotar a instituição das infra-estruturas necessárias ao transporte do tráfego de voz dentro da rede e num ambiente convergente, integrado e seguro. O VOIP será uma rede que interligará todos os sistemas telefónicos de todas as unidades do IPL mediante utilização da rede da instituição, promovendo desta forma a agregação da procura e entrega centralizada e segura de tráfego em operadores de telecomunicações. A abordagem técnica proposta pressupõem a coexistência com a infra-estrutura telefónica actual, facilitando planos faseados de substituição de centrais e terminais telefónicos.

Objectivos

Promover e divulgar os serviços da operação, com a finalidade de atingir os objectivos da mesma.

Descrição

No âmbito da divulgação e publicitação dos serviços decorrentes das actividades a implementar com a operação será necessário desenvolver acções junto dos diferentes beneficiários da mesma. Neste contexto, a divulgação será efectuada com recurso ao mailing,  à publicitação da informação no portal da instituição, bem como recorrendo ao desenvolvimento e distribuição de material promocional.

Sistema de incentivos/medida de apoio: Programa Operacional Factores de Competitividade – Sistemas de Apoios à Modernização Administrativa (SAMA).

Montantes de investimento e de apoio: 1.504.250,00 €

Montantes de apoio: 1.052.975,00 € (comparticipação FEDER 70%)

Prazo de execução: Março de 2010